Wie bekomme ich öffentliche Aufträge?

1. Wo sind solche Ausschreibungen zu finden?

Der erste Schritt zur Erlangung eines öffentlichen Auftrages (d.h. ein Auftrag von öffentlichen Einrichtungen wie u.a. des Bundes, der Länder und der Kommunen) ist die Beschaffung von Informationen zu laufenden öffentlichen Ausschreibungen.

Um öffentliche Ausschreibungen einer möglichst breiten Öffentlichkeit bekannt zu machen und somit möglichst vielen Interessierten eine Teilnahme an Ausschreibungsverfahren zu ermöglichen, werden die Ausschreibungen in speziellen Publikationen und (Internet-) Plattformen bekannt gegeben. Diese sind u.a.:

  • behördliche Anzeigeblätter sowie Tages- und Fachpress
  • Deutsches Ausschreibungsblatt - Online-Recherchemöglichkeiten zu ausgeschriebenen öffentlichen Aufträgen. Hier bekommt man alle Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber für fast alle Branchen (Bau-, Liefer- und Dienstleistungen) aus einer Hand: www.bundesausschreibungsblatt.de
  • Beschaffungsamt des Bundes - Über die zentrale Ausschreibungsdatenbank des Bundes kann man sich über aktuelle Ausschreibungen von Bund, Länder und Kommunen informieren. Hier kann man Verdingungsunterlagen in elektronischer Form kostenfrei herunterladen und auch an Vergabeverfahren auf elektronischem Weg teilnehmen (eine Registrierung ist erforderlich; Software kann heruntergeladen werden): www.evergabe-online.de
  • Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie - Unter der Rubrik Ausschreibungen stellt das Ministerium neben Informationen rund um das Thema öffentliche Aufträge eine Liste öffentlicher Ausschreibungen des BMWi und nachgeordneten Behörden zusammen: www.bmwi.de
  • Öffentliche Aufträge in NRW - Allein das Land NRW vergibt jährlich Aufträge mit einem Gesamtvolumen von ca. 75 Milliarden EUR. Mit dem Vergabemarktplatz NRW hat die Landesregierung eine einheitliche Plattform zur Abwicklung von Vergaben aller öffentlicher Auftraggeber installiert. Hier können Unternehmen zielgenau nach relevanten Ausschreibungen recherchieren.
  • Bundesagentur für Außenwirtschaft (bfai) - Informationen zu internationalen Ausschreibungen: www.bfai.de
  • Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU für das öffentliche Auftragswesen, ein europäisches Gemeinschaftsportal: Link

2. Inhaltliche Prüfung der Ausschreibung

Haben Sie eine Ausschreibung von Interesse gefunden und erfüllt Ihr Unternehmen grundsätzlich die darin gewünschten Voraussetzungen und Referenzen, gilt es nun die Ausschreibungsunterlagen inhaltlich näher zu studieren. Hierbei sollten Sie u.a. darauf achten, dass die Titel einer Ausschreibung oft sehr allgemein gehalten sind. An Hand der Kurzbeschreibungen und Hervorhebungen im Volltext erkennen sie jedoch sehr schnell, ob die Ausschreibung tatsächlich Ihren Interessen und Möglichkeiten entspricht.

Fristen kontrollieren: Auf jeden Fall sollten Sie alle für die Ausschreibung maßgeblichen Fristen überprüfen: Teilweise sind die für die Erstellung eines Angebotes notwendigen Vergabeunterlagen nur zeitlich begrenzt abrufbar obwohl die Angebotsfrist noch länger läuft.

Darüber hinaus gibt es Verfahren, in denen man sich für eine Teilnahme zunächst bewerben muss bevor man nach Zulassung ein Angebot abgeben darf.

3. Offene Fragen klären

Bleiben aus dem Bekanntmachungstext Fragen offen, worum es bei der Ausschreibung geht, sollten Sie (telefonisch) bei der Vergabestelle nachfragen; oftmals können so nützliche Informationen beschafft werden, die Ihnen die Entscheidung über die Anforderung der Vergabeunterlagen erleichtern.

4. Vergabeunterlagen besorgen

Wenn Sie an der Ausschreibung teilnehmen wollen, müssen Sie sich nun die Vergabeunterlagen (auch „Verdingungsunterlagen“ oder „Ausschreibungsunterlagen“ genannt) besorgen. Wo und auf welche Weise Sie die Unterlagen anfordern können, steht im Bekanntmachungstext. Werden Unterlagen im Download angeboten, so sind diese grds. kostenlos: Ansonsten kann die ausschreibende Stelle Kosten für die Kopien, Datenträger und Porto und Rechnungen stellen. Auch hier sollten Sie auf etwaige Fristen achten!

5. Angebot erstellen

Grundsätzlich erhalten Sie mit den Vergabeunterlagen auch alle notwendigen Informationen und Vordrucke, die für die Erstellung des Angebotes notwendig sind.

Achtung ! Häufige Fehler:

  • Sie sollten bei der Angebotserstellung darauf achten, dass Sie keine eigenen AGB‘s (Allgemeine Geschäftsbedingungen) beifügen, auch nicht in Form von rückseitig auf dem Geschäftspapier aufgedruckten AGB‘s. Dies stellt eine unzulässige Änderung an den Vergabeunterlagen dar und führt zum Ausschluss des Angebotes.
  • Nehmen Sie keine Änderungen in den Vergabeunterlagen vor.
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Unterschrift zu leisten, alle Preise einzutragen und alle geforderten Unterlagen (wie z.B. Eignungsnachweise zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit; siehe hierzu auch Präqualifizierung ) beizufügen.

6. Abgabe des Angebotes

Die Abgabe des Angebotes muss unbedingt pünktlich erfolgen. Postlaufzeiten einkalkulieren!

In vielen Fällen hat die Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch zu erfolgen. Hier sollten Sie im Vorfeld schon beachten, dass Sie für eine elektronische Angebotsabgabe entsprechende Software, Hardware und Signaturkarten benötigen.

Hier erhalten Sie weitergehende Informationen zur elektronischen Abgabe und Signaturkartenverfahren etc.:

  • für Vergaben der Stadt Köln: Link
  • für Vergaben der Stadt Bonn: Link

Ansprechpartner

Rechtsanwältin Sabine Schönewald
Abteilungsleiter/-in

Tel. 0221/2022-210
Fax 0221/2022-404
schoenewald@hwk-koeln.deE-Mail
schoenewald@hwk-koeln.de

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