Arbeitspapiere

Ratgeber Ausbildungsrecht

Was gehört zu den Arbeitspapieren?

Zu den Arbeitspapieren gehören alle Unterlagen, die für das Ausbildungsverhältnis von arbeits- oder steuerrechtlicher Bedeutung sind:

Pflichten des Auszubildenden

Der Auszubildende muss folgende Arbeitspapiere bei Beginn des Ausbildungsverhältnisses beim Betrieb abgeben:

  • Lohnsteuerbescheinigung (ELStAM)
  • Sozialversicherungsausweis

Gegebenenfalls auch:

  • Gesundheitsbescheinigung Jugendlicher
  • Bescheinigung des Gesundheitsamtes über die Belehrung der im Lebensmittelbereich tätigen

Diese Unterlagen bleiben auch nach Abgabe an den Betrieb Eigentum des Auszubildenden.

Pflichten des Ausbildungsbetriebes

Der Ausbildungsbetrieb muss dem Auszubildenden bei Beginn der Ausbildung eine Kopie des Ausbildungsvertrages aushändigen. Die Arbeitspapiere muss der Betrieb im Übrigen ordnungsgemäß aufbewahren. Bei Verlust (auch wenn durch den Steuerberater verschuldet) muss der Betrieb an der Wiederbeschaffung von Ersatzpapieren mitwirken. Die Kosten der Wiederbeschaffung, einschließlich eines etwaigen Verdienstausfalls des Auszubildenden, trägt der Betrieb.

Bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses muss der Betrieb die Arbeitspapiere unverzüglich ordnungsgemäß und richtig vervollständigen und an den Auszubildenden herausgeben. Das gilt auch bei laufendem Kündigungsschutzprozess.

Ein Zurückbehaltungsrecht des Arbeitgebers besteht nicht, da der Auszubildende die Papiere zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber oder Agentur für Arbeit benötigt.

Grundsätzlich Holschuld des Auszubildenden

Die Arbeitspapiere sind grundsätzlich vom Auszubildenden oder einem von ihm Bevollmächtigten im Betrieb abzuholen. Insofern besteht also eine Holschuld des Auszubildenden.

Kann aber der Auszubildende aus persönlichen Gründen (z.B. Krankheit, weit entfernter Wohnsitz) die Arbeitspapiere nicht im Betrieb abholen, muss der Betrieb die Arbeitspapiere dem Auszubildenden zuschicken (Schickschuld des Betriebes). Die Kosten der Versendung trägt der Betrieb.

Was passiert, wenn der Betrieb die Papiere nicht rechtzeitig herausgibt?

Der Betrieb wird schadenersatzpflichtig, wenn er mit der Herausgabe der Arbeitspapiere in Verzug gerät. Dies ist der Fall, wenn der Betrieb dem am letzten Arbeitstag abholbereiten Auszubildenden die Arbeitspapiere nicht aushändigt. Die Schadenersatzpflicht umfasst den Verdienstausfall, den der Auszubildende erleidet, weil er wegen fehlender Papiere nicht eingestellt wird oder eine begonnene Tätigkeit wieder verliert.

Gerät der Betrieb mit der Herausgabe in Verzug, ist er verpflichtet, dem Auszubildenden auf Betriebskosten die Papiere zusenden. Nötigenfalls kann der Auszubildende die Herausgabe der Papiere per einstweilige Verfügung auch gerichtlich erzwingen. Der Herausgabeanspruch verjährt in 30 Jahren. Das Lehrlingsschiedsgericht ist in diesen Fällen nicht mehr zuständig, das örtlich zuständige Arbeitsgericht (Betriebssitz) muss vielmehr direkt angerufen werden.

Das Zurückhalten der Arbeitsbescheinigung ist außerdem eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann.