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Verstärkte Kassen-Nachschau des Finanzamts erwartet

Seit Beginn des Jahres 2018 hat das Finanzamt die Möglichkeit, die Kassenführung von Betrieben ohne Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten zu kontrollieren. Gesetzliche Grundlage für die unangekündigte Kassen-Nachschau ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen.

Das BMF hat kürzlich einen Anwendungserlass zur Kassennachschau veröffentlicht, der Details der neuen Reglung klarstellen soll. Leider wurden im Anwendungserlass keine der von den Spitzenverbänden vorgetragenen Aspekte berücksichtigt, so dass dieser weiterhin als wenig praxistauglich einzuordnen ist. 

Nach Veröffentlichung der endgültigen Fassung des Anwendungserlasses ist davon auszugehen, dass das Prüfungsinstrument der Kassen-Nachschau verstärkt und flächendeckend angewandt wird.

Der Anwendungserlass sieht vor, dass der Prüfer während der üblichen Geschäfts- bzw. Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten darf. Er hat sich vor Beginn seiner Tätigkeit auszuweisen. Allerdings ist auch eine Beobachtung von Kassen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, möglich. Hierbei muss sich der Prüfer nicht ausweisen. Die Kassennachschau kann dann unter Umständen nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen erfolgen. Ebenso sind Testkäufe möglich.

Hat sich der Prüfer ausgewiesen, ist der Unternehmer zur Mitwirkung verpflichtet. Dem Prüfer muss Einsicht in die zum Beispiel digitalen Kassenaufzeichnungen sowie alle für die Kassenführung relevanten Organisationsunterlagen gewährt werden. Auch weitere Unterlagen, wie Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle sind auf Verlangen vorzulegen.

Werden Mängel in der Kassenführung festgestellt, kann direkt zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Die Ermessensentscheidung erfordert allerdings, dass zuvor Beanstandungen festgestellt werden. Eine Außenprüfung wird eingesetzt, wenn diese eine sofortige Sachverhaltsaufklärung verspricht. Dem Unternehmer drohen Zuschätzungen des Finanzamtes, die zu erheblichen Nachzahlungen führen können.

In Zukunft ist davon auszugehen, dass das Prüfungsinstrument der Kassen-Nachschau zunehmend angewandt wird. Daher sollten alle bargeldintensiven Betriebe - soweit noch nicht geschehen - mit Ihrem Steuerberater die notwendigen Vorbereitungen treffen, um auf eine mögliche Prüfung vorbereitet zu sein.

Die beste Vorbereitung auf eine unangemeldete Kassenschau besteht in der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. So sollte zum Beispiel sichergestellt werden, dass ein zulässiges Kassensystem zum Einsatz kommt und korrekt abgerechnet wird. Ebenso müssen zum Beispiel die erforderlichen Organisationsunterlagen über die Führung des elektronischen Aufzeichnungssystems vorhanden sein.  

Wird eine offene Ladenkasse geführt, so sind zum Beispiel die Erstellung eines Kassenberichtes und eines Zählprotokolls gute Grundlagen, die Einnahmen für das Finanzamt nachvollziehbar zu dokumentieren.

Wenn Sie Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenführung haben, sollten Sie dringend ein klärendes Gespräch mit Ihrem Steuerberater führen und eventuell notwendige Änderungen direkt umsetzen.