Welche Unterlagen können in 2020 entsorgt werden?

Wer Platz braucht und sich von altem Ballast trennen will, sollte alte Geschäftsunterlagen entsorgen. Doch was genau kann jetzt in den Müll? Auf Grund bestimmter Aufbewahrungsfristen müssen bestimmte Unterlagen eine Zeit lang aufbewahrt werden. Wir geben hier ein paar Tipps, welche Unterlagen jetzt in 2020 entsorgt werden können.

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht bestimmt sich nach der Art der Geschäftsunterlagen und beträgt im Wesentlichen zwei, sechs oder zehn Jahre. Zunächst ein paar Grundregeln: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Unterlage gemacht wurden oder in dem die Unterlage erstellt wurde.

Die Aufbewahrung von Unterlagen über die o.g. Fristen hinaus kann bei bestimmten Sachverhalten geboten sein – beispielsweise, wenn eine Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, eine Außenprüfung begonnen hat oder ansonsten gar steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen. In solchen Fällen sollten die Unterlagen unbedingt bis zum endgültigen Abschluss der Angelegenheit aufbewahrt werden.

Hier sind die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Unternehmen:

Geschäftsbücher, Inventare, Jahresbilanzen; Kontoauszüge, Kassenberichte und sonstige zu führende Bücher – egal ob diese digital oder analog in Papierform vorliegen – müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. In 2020 können diese Unterlagen entsorgt werden, soweit deren letzte Einträge in 2009 (oder früher) erfolgt sind.

Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftskorrespondenz, Verträge oder Mahnungen muss grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Sind die letzten Einträge solcher Unterlagen in 2013 (oder früher) erfolgt, können diese jetzt entsorgt werden.

Andere Geschäftsunterlagen wie u.a. Arbeitsberichte oder Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, sind dagegen überhaupt nicht aufbewahrungspflichtig.