Büromanagerin und BüromanagerVerwaltungsberufe

Wenn ein Handwerksbetrieb auf vollen Touren läuft, sollten Büroarbeiten nicht auf der Strecke bleiben. Sonst geht der Überblick verloren und unter Umständen auch der Erfolg. Kümmert sich der Meister mit seinem Team um die fachlichen Belange des Betriebs, übernimmt das Büro sozusagen die "Navigation". Das heißt, es sorgt dafür, dass jederzeit klare Orientierung hinsichtlich der Lage des Betriebs gewährleistet ist. Zahlen und Fakten über den aktuellen Stand der Dinge müssen immer griffbereit sein: Einnahmen, Ausgaben, Produktionskosten, Löhne und Gehälter.

Rahmenbedingungen im Berufsfeld Büromanagerin und Büromanager

Büromanager werden in unterschiedlichen Branchen ausgebildet und eingesetzt. Industrie-, Handels- und Handwerksbetriebe, Versicherungen, Banken, Autovermietungen, Verlage, karitative Einrichtungen usw. stellen differenzierte Anforderungen. Diese breite Palette von Einsatzmöglichkeiten macht den Beruf der Büromanager zu einem sog. Querschnittsberuf. Gerade die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten verlangen von den Büromanagern, neben allgemeinen volks- und betriebswirtschaftlichen Kenntnissen, in ihrem ureigensten Bereich, der Bürowirtschaft, besondere Qualifikationen.

Das heißt zunächst einmal, den Begriff der Bürowirtschaft zu deuten. Das Büro ist ein Raum oder auch eine Ansammlung von Räumen, in dem/in denen kaufmännische bzw. verwaltende Tätigkeiten ausgeübt werden. Aufgabe der Büromanager muss es sein, die in diesem Rahmen anfallenden Informationen/Informationsströme optimal aufzubereiten und weiterzuleiten. Dazu gehören Kenntnisse zur Gestaltung von Arbeitsstrukturen, Organisationsmethoden sowie die sinnvolle Einbindung von Kommunikations- und Informationstechniken. Zusätzlich gehören Kenntnisse im Bereich Personalwirtschaft, Postbearbeitung, Auftragsbearbeitung, Bestell- und Lagerwesen und Statistik dazu.

Vor allem den Büromanagern muss klar sein, welche Wechselwirkungen zwischen den verschiedenen Abteilungen stattfinden und zu welchen Störungen es führen kann, wenn die Beziehungen zwischen den verschiedenen Betriebsteilen nicht optimal gestaltet werden. Informationen kommen nicht, nur teilweise, verstümmelt oder verspätet an. Folgen davon können u. a. Reibungen im Absatz sein, unzufriedene Kunden warten auf Ware usw.

Fehler werden sozusagen vorprogrammiert, wenn Aufgaben und Kompetenzen der einzelnen Stellen und Abteilungen nicht sauber genug definiert sind. In der Datenverarbeitung hat sich der Begriff der Schnittstelle gebildet. Sie stellen die Verbindungen zwischen verschiedenen Geräten einer DV-Anlage her. Diese müssen genormt / definiert sein, damit ein Datenaustausch stattfinden kann. Auch zwischen den Stellen und Abteilungen eines Betriebes existieren Schnittstellen, z. B. Formulare. Hier liegt ein Betätigungsfeld der Büromanager. Sie benötigen einen genauen Überblick über den betrieblichen Gesamtzusammenhang, um für eine optimale Gestaltung des Zusammenwirkens der verschiedenen Stellen/Abteilungen sorgen zu können. Egoistisches Abteilungsdenken führt zu Spannungen, die sich auf den gesamten Betriebsablauf negativ auswirken können.