Digitale Entgeltabrechnung reicht aus - Papier muss nicht mehr sein

Immer mehr Unternehmen stellen Entgeltabrechnungen nur noch digital zur Verfügung. Beschäftigte verlangen aber teilweise weiterhin Übersendung in Papierform und per Post. Die aktuelle Rechtsprechung stellt klar: Das müssen Sie in der Regel nicht (mehr) leisten. Einen Anspruch auf Übersendung der Entgeltabrechnung in Papierform und per Post haben Arbeitnehmer grundsätzlich nicht.

Was sagen die Gerichte?

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hatte bereits mit Urteil vom 28.01.2025 (Az. 9 AZR 48/24) entschieden, dass der gesetzliche Anspruch auf Erteilung einer Entgeltabrechnung nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO eine Holschuld ist.

Das bedeutet: Diesen Anspruch erfüllen Arbeitgeber nach Ansicht der Gerichte, wenn sie die Abrechnung in Textform (z. B. per E-Mail, PDF) in ein passwortgeschütztes, digitales Mitarbeiterportal oder- Postfach in einer für die Beschäftigten zugänglichen Form bereitstellen.

Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen hat aktuell mit Urteil vom 10.02.2026 (Az. 9 Sa 575/23) diese Linie aufgegriffen und die Klage einer Arbeitnehmerin abgewiesen, die ihre Entgeltabrechnungen weiterhin per Post erhalten wollte.

Doch noch einen weiteren Aspekt hatten die Gerichte klargestellt:

Unabhängig davon, ob die Abrechnung weiterhin in Papierform übergeben oder digital bereitgestellt wird: Der Arbeitgeber ist nicht dafür verantwortlich, dass die Abrechnung den Arbeitnehmer tatsächlich „erreicht“ — weder durch Postnachsendung an eine Privatadresse noch dafür, ob bzw. wann der Beschäftigte die digitale Abrechnung abruft.

Praxistipp:

Führen Sie ein sicheres, passwortgeschütztes Mitarbeiterportal oder Mitarbeiterpostfach ein und dokumentieren Sie die Einführung durch eine entsprechende Information an die Mitarbeiter.

Stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigten zum Portal Zugang haben; für Arbeitnehmer ohne Online‑Zugriff sollten pragmatische Lösungen vorgesehen werden wie z.B. die Möglichkeit, die Abrechnung im Betrieb auszudrucken.