Hinweis zum Urlaubsverfall: Jetzt Mitarbeiter*innen informieren!
Das Jahresende rückt näher – bitte denken Sie daran, Ihre Mitarbeiter*innen mit Resturlaub rechtzeitig auf den bestehenden Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall hinzuweisen. Nach aktueller Rechtsprechung verfällt Urlaub nicht mehr automatisch, sondern nur dann, wenn Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter*innen zuvor konkret, klar und rechtzeitig darauf hingewiesen haben, dass der Urlaub sonst verfällt.
Die Arbeitgeber trifft nunmehr also die Pflicht, ihre Mitarbeiter rechtzeitig darauf hinweisen, dass der bestehende (Rest-) Urlaubsanspruch bis zum 31. Dezember oder - bei zulässiger Übertragung - bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, in vollem Umfang genommen werden muss und er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahres bzw. des Übertragungszeitraums erlischt.
Die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche beginnt erst nach Erfüllung dieser Hinweispflicht durch den Arbeitgeber und die Beweislast trägt der Arbeitgeber, d.h., er muss im Streitfall beweisen, dass er den Arbeitnehmer entsprechend informiert hat.
Was ist zu tun?
Weisen Sie Ihre Mitarbeiter*innen schriftlich oder in Textform (z. B. per E-Mail, SMS oder WhatsApp) darauf hin, wie viele Resturlaubstage noch bestehen und dass diese bis zum 31.12.2026 oder - wenn besondere Gründe für eine Übertragung des Urlaubes vorliegen - spätestens bis zum 31.03.2027 genommen werden müssen.
Achtung: Tarifvertragliche Sonderregelungen
In einigen Tarifverträgen gelten besondere Regelungen, die Sie beim Anschreiben an Ihre Mitarbeiter*innen unbedingt beachten sollten. Dazu gehören abweichende Übertragungsfristen, Anforderungen an Übertragungsgründe oder Antragsfristen sowie Regelungen zu Urlaubsansprüchen bei langer Erkrankung. Prüfen Sie daher vor dem Versand, ob für Ihren Betrieb ein einschlägiger Tarifvertrag gilt und berücksichtigen Sie dessen Regelungen im Schreiben.Weisen Sie Ihre Mitarbeiter*innen schriftlich oder in Textform (z. B. per E-Mail, SMS oder WhatsApp) darauf hin, wie viele Resturlaubstage noch bestehen und dass diese bis zum 31.12.2026 oder - wenn besondere Gründe für eine Übertragung des Urlaubes vorliegen - spätestens bis zum 31.03.2027 genommen werden müssen.
Ein Musterschreiben stellen wir Mitgliedsbetrieben bei Bedarf gerne zur Verfügung (Tel.: 0221/2022-210; per E-Mail: sabine.schoenewald@hwk-koeln.de).
