Kassenführung 2020
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurden zahlreiche Neuregelungen im Zusammenhang mit der Kassenführung eingeführt. Einige davon finden ab 2020 ihre Anwendung.
Generell gilt: Eine Pflicht zur Verwendung einer elektronischen oder computergestützten Kasse gibt es aktuell nicht. Nutzen Sie jedoch ein elektronischen Aufzeichnungssystem, besteht grundsätzlich eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung und zum Ermöglichen des Datenzugriffs besteht. Weiterhin müssen Änderungen in der Programmierung der Kassen dokumentiert werden. Und: Prüfungen der Kassenführung können durch das Instrument der unangekündigten Kassen-Nachschau ohne Vorlauf erfolgen.
Neben den bereits seit 2017 bestehenden Regelungen, werden ab 2020 weitere Regelungsinhalte wirksam, von denen die wichtigsten erläutert werden:
Ab dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme (z.B. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Aber: Diese Anforderung wurde aufgrund mangelnder technischer Umsetzbarkeit auf den 30. September 2020 verschoben und zunächst nicht beanstandet.
Eine Ausnahme der Anforderung der Nachrüstung bildet das Gesetz nur für die Registrierkassen, die die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllen, nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mit einer entsprechenden zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können. In diesem Fall verlängert sich die Frist bis zum 31. Dezember 2022.
Der Betriebsinhaber muss ab 2020 innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems seinem zuständigen Finanzamt auf einem amtlichen Vordruck unter anderem folgende Angaben mitteilen: Die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, die Anzahl, Seriennummer und Anschaffungsdaten der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme.
Ab Januar 2020 besteht im Grundsatz bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Belegausgabepflicht. Etwas anderes gilt insbesondere dann, wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden. Für eine Befreiung von der Belegausgabepflicht muss der Betriebsinhaber einen Antrag bei seinem zuständigen Finanzamt stellen. Die Befreiung wird nur in Ausnahmefällen genehmigt und kann widerrufen werden. Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:
Vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Datum der Belegausstellung
- Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz
- Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
- Transaktionsnummer
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Im Zug der Nichtbeanstandungsreglung bis 30. September 2020 kann auf die drei letztgenannten Angaben zunächst verzichtet werden.
Die Angaben auf einem Beleg müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden.
Nach wie vor ist für jedes Datenverarbeitungssystem -also auch für Kassen- eine Verfahrensdokumentation verpflichtend, welche die Verarbeitung der Daten schlüssig beschreibt.
Bitte beachten Sie, dass in diesem Artikel nur wesentliche Änderungen beschrieben werden und kein Anspruch auf Vollständigkeit besteht. Generell empfehlen wir, die Verbuchung von Bargeldgeschäften in regelmäßigen Abständen mit Ihrem Steuerberater auf die Übereinstimmung mit der jeweiligen Gesetzeslage zu überprüfen. Die im Jahr 2020 wirksam werdenden Änderungen sollten als Anlass genommen werden, Ihre Kassenführung gemeinsam mit Ihrem Steuerberater zu beleuchten.
Der ZDH stellt eine aktualisierte Fassung einer Broschüre zur Kassenführung zur Verfügung, welche sich in erster Linie an Betriebsinhaber richtet und einen Überblick darüber geben soll, welche Anforderungen die Neuregelungen beinhalten. Bei Interesse an der Broschüre zur Kassenführung und weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Dipl.-Volksw., LL.M. (oec.) Andreas Kasper (Telefon: 0221 20 22 226, E-Mail: kasper@hwk-koeln.de).