Rückforderung von Vorauszahlungen: Wer muss was beweisen?

Sie verlangen von Ihrem Kunden Abschlags- oder Vorauszahlungen? Vor allem wenn der Vertrag  vorzeitig endet, müssen Sie die bis dahin erbrachten Leistungen und erhaltenen Zahlungen in einer Schlussabrechnung gegenüberstellen. Ergibt sich daraus ein Guthaben Ihres Kunden, müssen Sie den überzahlten Betrag zurückzahlen. Der Bundesgerichtshof hat nun aktuell konkretisiert, wer in einem solchen Fall was darlegen und beweisen muss.

Danach gilt Folgendes:

Behauptet Ihr Kunde, mehr gezahlt zu haben, als Ihnen für die bis zur Vertragsbeendigung erbrachten Leistungen zusteht, muss er die Überzahlung zunächst schlüssig darlegen.

Dazu muss Ihr Kunde seine Abschlags- oder Vorauszahlungen dem Vergütungsanspruch für die bis zur Vertragsbeendigung erbrachten Leistungen nachvollziehbar gegenüberstellen. Ergibt sich daraus eine Überzahlung, ist der Rückzahlungsanspruch schlüssig dargelegt; einen vollständigen Beweis muss er zu diesem Zeitpunkt noch nicht führen.

Ihr Kunde muss auch keine Informationen vorlegen, die nur Sie haben können. Hat er die ihm zugänglichen Unterlagen und Informationen ausgeschöpft und die Überzahlung schlüssig dargelegt, sind Sie am Zug.

Sie müssen sodann darlegen und beweisen, welche Arbeiten Sie bis zur Vertragsbeendigung ausgeführt haben und wie sich der dafür berechnete Betrag ergibt – etwa anhand der vertraglichen Vereinbarung und eines Aufmaßes.

Hat Ihr Kunde den Werkvertrag nach § 648 BGB frei gekündigt, kann Ihre Abrechnung darüber hinaus auch eine Vergütung für den noch nicht ausgeführten Teil umfassen. Dabei müssen Sie ersparte Aufwendungen und anderweitigen Erwerb anrechnen. Für den nicht ausgeführten Teil wird gesetzlich vermutet, dass Ihnen 5 Prozent der auf diesen Teil entfallenden vereinbarten Vergütung zustehen.

Auch bei einem ursprünglich vereinbarten Pauschalpreis müssen Sie den Preis für die Schlussabrechnung nachvollziehbar auf die bereits erbrachten und die noch nicht erbrachten Leistungen aufteilen. Maßgeblich ist dabei insbesondere die vertragliche Leistungsbeschreibung, der erreichte Leistungsstand und – soweit erforderlich – Ihre Kalkulation. Setzen Sie daher bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung nicht einfach den gesamten Pauschalpreis als Vergütung an.

So bereiten Sie die Schlussabrechnung vor

Damit Sie Ihre Vergütungsforderung im Streitfall belegen können, sollten Sie nach einer Vertragsbeendigung zeitnah eine nachvollziehbare Schlussabrechnung erstellen. Dokumentieren Sie insbesondere:

·         die bis zur Vertragsbeendigung ausgeführten Arbeiten,

·         den Wert dieser Arbeiten und die Berechnung des hierfür angesetzten Betrags,

·         sämtliche erhaltenen Abschlags- und Vorauszahlungen sowie

·         nicht ausgeführte Leistungen und – bei einer Kündigung nach § 648 BGB – ersparte Aufwendungen und anderweitigen              Erwerb.

Eine klare Abrechnung und eine lückenlose Leistungsdokumentation erleichtert es Ihnen, Ihre Vergütungsforderung nachzuweisen und Rückzahlungsforderungen des Kunden sachgerecht zu prüfen.

(Quelle: BGH, Beschluss vom 10.06.2026 – II ZR 86/23)