Welche Unterlagen können in 2013 vernichtet werden?Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Geschäftsunterlagen?

Die Papierberge wachsen und die Aktenordner platzen aus allen Nähten. Spätestens bei der Erstellung der Bilanz stellt sich deshalb für viele Betriebsinhaber die Frage, welche Unterlagen vernichtet werden können.

Kurz vor der Jahreswende sah es noch so aus, dass der von der Bundesregierung vorgelegte Entwurf zum Jahressteuergesetz 2013, der u. a. auch verkürzte Aufbewahrungsfristen vorsieht, im Vermittlungsausschuss von den Ländern akzeptiert würde. Da dies jedoch nicht erfolgt ist, bleibt es (vorerst) bei den alten Aufbewahrungsfristen.

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Neben speziellen berufsspezifischen Aufbewahrungsfristen z. B. für Makler und Apotheken bestimmen sich die allgemeinen, für jeden Gewerbetreibenden geltenden Fristen - je nach Art der Geschäftsunterlagen - nach handels- bzw. steuerrechtlichen Vorgaben und betragen grundsätzlich 6 oder 10 Jahre.

Unterlagen wie z. B. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen nebst zugehöriger Arbeitsanweisungen, Inventare und Lageberichte sowie Rechnungen und Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren. Handels- und Geschäftsbücher, in denen eine letzte Eintragung 2002 oder früher erfolgt ist sowie Buchungsbelege aus dem Jahr 2002 oder früher können also jetzt in den Reißwolf.

Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie z. B. Geschäftsbriefe inkl. Kopien versendeter Unterlagen, Kontoauszüge, Zollbelege, die 2006 oder früher empfangen oder abgesandt wurden, können jetzt ebenfalls vernichtet werden.

Zwei Aspekte gilt es noch zu beachten: Zum einen sind auch die elektronisch erstellten Daten für die vorgegebenen Zeiten vorzuhalten. Zum anderen dürfen Unterlagen trotz Ablauf der Aufbewahrungsfrist ausnahmsweise dann nicht vernichtet werden, wenn eine Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, eine Außenprüfung begonnen ist oder ansonsten gar steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen.

21.01.2013, RAin S. Schönewald