Welche Unterlagen können ab jetzt in den Müll?

Im Betrieb türmen sich alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen etc.? Dann ist jetzt die Gelegenheit, um wieder Platz zu schaffen. Doch schwieriger als im privaten Haushalt  fällt die Entscheidung, welche betrieblichen Unterlagen überhaupt und wann frühestens weggeworfen  werden können. Denn jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Unabhängig von besonderen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Berufsgruppen bestimmen sich die allgemeinen, für jeden Gewerbetreibenden geltenden Fristen – je nach Art der Geschäftsunterlagen – nach handels- bzw. steuerrechtlichen Vorgaben und betragen grundsätzlich 6 oder 10 Jahre.

Danach können nun alle Bücher und Aufzeichnungen mit letzter Eintragung aus 2007, Inventare oder Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2007 aufgestellt worden sind, sowie Buchungsbelege aus 2007 und früher entsorgt werden. Empfangene und Durchschriften abgesandter Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2011 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden, können nun ebenfalls vernichtet werden. Eine beispielshafte Auflistung diverser Arten von Unterlagen mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen finden Sie hier .

Will man sich eine genaue Klärung der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ersparen, aber trotzdem „auf Nummer sicher gehen“, kann man im Zweifel einfach alle Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahren, bevor man sie dem Müll zuführt. Aber Achtung: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor die Unterlagen also tatsächlich  in den Reißwolf gegeben werden, sollte daher zunächst der Zeitpunkt der letzten Eintragung geprüft werden; beginnend mit dem dann darauf folgenden Kalenderjahr addiert sich die Aufbewahrungsfrist.

Aktuell können demnach seit dem 1.1.2018 jedenfalls alle Unterlagen mit letzter Eintragung aus dem Jahre 2007 und älter entsorgt werden.

Doch keine Regel ohne Ausnahme: Die Aufbewahrung von Unterlagen über den o. g. Zeitraum hinaus kann bei bestimmten Sachverhalten geboten sein – beispielsweise, wenn eine Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, eine Außenprüfung begonnen hat oder ansonsten gar steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen. In solchen Fällen sollten die Unterlagen unbedingt bis zum endgültigen Abschluss der Angelegenheit aufbewahrt werden.

Schönewald

Rechtsanwältin Sabine Schönewald

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