Welche Unterlagen können in 2015 in den Müll?

Die Papierberge wachsen und die Aktenordner platzen aus allen Nähten. Wie jedes Jahr stellt sich deshalb für viele Betriebsinhaber die Frage, welche Unterlagen vernichtet werden können.
Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Unabhängig von besonderen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Berufsgruppen bestimmen sich die allgemeinen, für jeden Gewerbetreibenden geltenden Fristen – je nach Art der Geschäftsunterlagen – nach handels- bzw. steuerrechtlichen Vorgaben und betragen grundsätzlich 6 oder 10 Jahre.

Wer „auf Nummer sicher“ gehen und sich keine Gedanken darüber machen will, welche Unterlagen der 6- und welche der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen, der kann die Unterlagen einfach 10 Jahre lang aufbewahren; damit liegt man im Zweifel immer richtig.
Ansonsten gelten folgende grundsätzliche Regeln:
Unterlagen wie z. B. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen nebst zugehöriger Arbeitsanweisungen, Inventare und Lageberichte sowie Rechnungen und Buchungsbelege sind 10 Jahre lang aufzubewahren. Handels- und Geschäftsbücher, in denen eine letzte Eintragung 2004 oder früher erfolgt ist sowie Buchungsbelege aus dem Jahr 2004 oder früher können also jetzt in den Reißwolf.

Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie z. B. Geschäftsbriefe inkl. Kopien versendeter Unterlagen, Kontoauszüge, Zollbelege, die 2008 oder früher empfangen oder abgesandt wurden, können jetzt ebenfalls vernichtet werden.

Ungeachtet der Aufbewahrungsfristen ist des Weiteren noch Folgendes zu beachten:
Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Praktisch relevant kann diese Vorgabe beispielsweise bei Originalunterlagen auf Thermopapier sein. Für steuerliche Zwecke ist es damit unbedingt erforderlich, die Originale zu kopieren und gemeinsam aufzubewahren.

Für Unterlagen, die in digitaler Form eingegangen sind, gelten ebenfalls die Aufbewahrungsfristen. Sie müssen unbedingt in digitaler Form aufbewahrt werden und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden.
Auch Kontoauszüge, die in digitaler Form von der Bank übermittelt werden, sind in der originären digitalen Form vorzuhalten. Ein Ausdruck des elektronischen Kontoauszuges und die anschließende Löschung des digitalen Dokumentes würde gegen die gesetzlichen Vorgaben (§§ 146,147 AO) zur Aufbewahrungspflicht verstoßen. Eine Kopie wäre beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.
Bei der Buchführung und Aufzeichnung auf Datenträgern muss zudem sichergestellt sein, dass während der Aufbewahrungsfrist die Daten insbesondere auch für die Finanzbehörden jederzeit verfügbar und lesbar sind.

Schließlich gilt es, folgende steuerrechtliche Besonderheit zu beachten:
Unterlagen dürfen trotz Ablauf der Aufbewahrungsfrist ausnahmsweise dann nicht vernichtet werden, wenn eine Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, eine Außenprüfung begonnen hat oder ansonsten gar steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen.

RA'in S. Schönewald, 26.01.2015