Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Geschäftsunterlagen?Welche Unterlagen können jetzt in 2014 vernichtet werden?

Die Papierberge wachsen und die Aktenordner platzen aus allen Nähten. Spätestens in diesen Tagen bei der Erstellung der Bilanz stellt sich deshalb für viele Betriebsinhaber die Frage, welche Unterlagen vernichtet werden können.

Kurz vor der Jahreswende 2012/2013 sah es noch so aus, dass der von der Bundesregierung vorgelegte Entwurf zum Jahressteuergesetz 2013, der u. a. auch verkürzte Aufbewahrungsfristen vorsieht, im Vermittlungsausschuss von den Ländern akzeptiert würde. Da dies jedoch nicht erfolgt ist und auch der zwischenzeitlich vom Vermittlungsausschuss vorgelegte Einigungsvorschlag sowohl durch den Bundestag als auch durch den Bundesrat im Verlauf des letzten Jahres abgelehnt wurde, bleibt es nunmehr bei den alten Aufbewahrungsfristen.

Ungeachtet der Aufbewahrungsform müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Eine praktisch relevante Rolle kann diese Vorgabe beispielsweise bei Originalunterlagen auf Thermopapier spielen. Für steuerliche Zwecke ist es damit unbedingt erforderlich, die Originale zu kopieren und gemeinsam aufzubewahren.

Für die Fristen zur Aufbewahrung gelten mithin die folgenden Regeln im Überblick:

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Neben speziellen berufsspezifischen Aufbewahrungsfristen z. B. für Makler und Apotheken bestimmen sich die allgemeinen, für jeden Gewerbetreibenden geltenden Fristen – je nach Art der Geschäftsunterlagen – nach handels- bzw. steuerrechtlichen Vorgaben und betragen grundsätzlich 6 oder 10 Jahre.

Unterlagen wie z. B. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen nebst zugehöriger Arbeitsanweisungen, Inventare und Lageberichte sowie Rechnungen und Buchungsbelege sind 10 Jahre lang aufzubewahren. Handels- und Geschäftsbücher, in denen eine letzte Eintragung 2003 oder früher erfolgt ist sowie Buchungsbelege aus dem Jahr 2003 oder früher können also jetzt in den Reißwolf.

Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie z. B. Geschäftsbriefe inkl. Kopien versendeter Unterlagen, Kontoauszüge, Zollbelege, die 2007 oder früher empfangen oder abgesandt wurden, können jetzt ebenfalls vernichtet werden.

Zwei weitere Aspekte gilt es insbesondere noch zu beachten: Zum einen sind auch die elektronisch erstellten Daten für die vorgegebenen Zeiten vorzuhalten. Zum anderen dürfen Unterlagen trotz Ablauf der Aufbewahrungsfrist ausnahmsweise dann nicht vernichtet werden, wenn eine Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, eine Außenprüfung begonnen ist oder ansonsten gar steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen.

RA'in S. Schönewald, 06.02.2014